Tres de los factores más importantes en la protección contra la demanda son (1) Selección de clientes, (2) Gestión de clientes y (3) Contratos claros.
Selección de cliente
Hay una práctica que es más un arte que una ciencia que importará más que casi cualquier otra cosa: la selección del cliente.
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La mayoría de las demandas probablemente sean presentadas por un pequeño subconjunto de personas. Tenga cuidado con los clientes que (a) se quejan de sus relaciones comerciales anteriores, (b) siempre intentan renegociar los acuerdos que hacen con usted, (c) han presentado demandas antes, (d) actúan con derecho, por ejemplo, siempre hablando de sus “derechos”, etc. y (e) tienen personalidades combativas.
Dadas las dificultades de ser una pequeña empresa, un profesional independiente no siempre puede ser selectivo con sus clientes. Sin embargo, si un profesional independiente está en esa posición, la selección efectiva del cliente hará más para evitar ser demandado que casi cualquier otra cosa que pueda hacer.
Comunicarse regularmente con el cliente
Un segundo factor es la gestión del cliente. Si participa en un trabajo creativo, probablemente necesite tiempo para desconectarse de las interrupciones y concentrarse en realizar el trabajo. (El libro de Cal Newport, Deep Work, habla mucho sobre este concepto, ver Autor de Deep Work, Study Hacks Blog). Sin embargo, desde el punto de vista comercial, es importante mantener un contacto frecuente con el cliente, proporcionar actualizaciones periódicas y, lo más importante, responder a las comunicaciones del cliente. Un profesional independiente a menudo necesitará cambiarse de sombrero regularmente entre producir trabajo y comunicarse con el cliente. Trabajar en un sistema para mantener un contacto regular con un cliente hará una gran diferencia al evitar malentendidos que pueden salirse de control. No importa cuán duro trabaje, el cliente no se sentirá cómodo si no le comunica su trabajo periódicamente.
Resolver las expectativas por adelantado
Un tercer factor es calcular las expectativas con respecto al proyecto con un cliente por adelantado. Hay dos partes en este proceso, primero un contrato y luego una visión común y un cronograma sobre el proyecto.
Un contrato es importante para aclarar cuestiones como la compensación y el rendimiento. La mayoría de los litigios surge de una ambigüedad entre las partes sobre el acuerdo. Un contrato por escrito debe identificar claramente (a) la compensación y (b) el alcance del trabajo.
Además de un contrato, es útil elaborar un cronograma con el cliente que describa las fases del proyecto, los plazos estimados y las expectativas del cliente. Idealmente, debe analizar qué pasos tomar si no se pueden cumplir los plazos previstos, el cliente decide impulsar el proyecto en una dirección diferente u otras posibilidades que pueden retrasar la finalización del proyecto.