Esta es una transacción muy inusual. Al dirigir un departamento de nómina durante más de una década, nunca lo he visto (escenario 2, como se describe a continuación) de primera mano. Lo que voy a decir puede o no ser correcto, pero mi instinto es que lo es.
Hay dos escenarios que puedo imaginar; uno un poco más incómodo y poco convencional que el otro.
Escenario 1 (mismo año fiscal): recibió y reembolsó su bono de firma dentro del mismo año fiscal.
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Ejemplo: recibió un bono de $ X en mayo de 2013, renunció un mes después y devolvió ese dinero al momento de su terminación.
Escenario 2 (dos años fiscales): recibió su bono de firma en un año fiscal y lo pagó en el año fiscal siguiente (en otras palabras, su empleo se extendió a horcajadas el 31 de diciembre).
Ejemplo: recibió un bono de $ X en diciembre de 2013, renunció dos meses después (febrero de 2014) y devolvió ese dinero al momento de su terminación.
Comentario general. Mi primer comentario es la cantidad a pagar. Recibió dólares después de impuestos. Esta debería ser la cantidad que debe devolverse, no la cantidad antes de impuestos. La diferencia bruta a neta son los impuestos. Así como la compañía ha pagado impuestos retenidos a los gobiernos federales y estatales en su nombre, cuando se realiza la transacción inversa, la compañía recuperará la diferencia bruta a neta (es decir, impuestos) procesando un ajuste negativo en su nombre. Si su bono fue de $ 10K y recibió $ 7K después de impuestos, la transacción inversa no sería un reembolso de $ 10K, debería ser precisamente lo que se llevó a casa. La diferencia neta entre las dos transacciones (desde el punto de vista de su billetera) debe ser cero.
Escenario 1: este es el menos incómodo. El departamento de nómina procesará (o debería) procesar su transacción de pago en sus sistemas. Si le pagan dos veces al mes (24 veces al año), en lugar de tener 24 transacciones para sumar su formulario W-2 al final del año, simplemente tendrán 25 transacciones. La 25a transacción representará su reembolso. Procesarán un cheque de pago ‘negativo’ para usted. Sus ganancias brutas se reducirán en la cantidad de su bono (antes de impuestos) y se realizarán ajustes fiscales negativos para los impuestos que pagó cuando recibió su bono. Esto creará una ‘cuenta por cobrar’ en sus libros por el monto del pago neto que recibió como bonificación. Esta cuenta por cobrar se borrará de sus libros, una vez recibido su reembolso. Si la transacción se procesa correctamente, su formulario W-2 debería verse “como si” nunca hubiera recibido el bono de firma en primer lugar. En otras palabras, la transacción simplemente se revirtió y el dinero ha viajado en la dirección opuesta (es decir, de usted a la empresa y del gobierno a la empresa [para los impuestos]).
Escenario 2: este es incómodo y presenta una desafortunada diferencia de tiempo para usted. Las ganancias de W-2 reflejan los pagos en efectivo recibidos en un año contributivo. En este caso, si pagó su bono en el año 2, estoy bastante seguro de que tendrá que presentar una declaración de impuestos en el año 1 que excluye el efecto de su reembolso en el año 2. Esto dará como resultado lo que estará en su mente un pago excesivo de impuestos. Sin embargo, la realidad es que su sobrepago se recuperará en el año 2, cuando presente su declaración de impuestos en el año siguiente. Dicho de otra manera, es una diferencia temporal temporal . La compañía debe procesar el ajuste negativo antes mencionado en el año 2. Dependiendo de cuánto ganó en el año 2 y el tamaño de su bono, en teoría podría resultar en un W-2 ‘negativo’ (es decir, ganancias negativas). No puedo decir que haya visto uno personalmente, pero creo que este será el caso.
Espero que esta explicación no haya sido demasiado confusa.
Consejo: ahora esto es realmente importante. Imprima esta respuesta y entréguesela a su gerente de nómina, explicando completamente la transacción. Es muy importante que lo sepan. Dependiendo de la habilidad del gerente, pueden o no saber cómo procesarlo, pero supongo que lo descubrirán si no lo saben. Como dije, esta es una transacción muy inusual.
Espero que esto ayude.